Thuiswerkmiddelen beheren (overzicht over apparatuur bij medewerkers)
Door thuiswerken bevindt een steeds groter deel van de bedrijfsinventaris zich buiten kantoor. Laptops, monitoren, docking stations, headsets en andere apparatuur worden aan medewerkers meegegeven en blijven soms maanden of jaren op een thuiswerkplek staan.
Daardoor kan het lastiger worden om inzicht te houden in welke bedrijfsmiddelen bij welke medewerker in gebruik zijn. Zeker wanneer medewerkers van functie veranderen, nieuwe apparatuur ontvangen of uit dienst gaan.
In dit artikel leest u hoe organisaties thuiswerkmiddelen centraal kunnen beheren, welke gegevens belangrijk zijn en hoe een uitleensysteem helpt om grip te houden op bedrijfsmiddelen buiten kantoor.
Wat zijn thuiswerkmiddelen?
Thuiswerkmiddelen zijn bedrijfsmiddelen die medewerkers gebruiken om buiten de vaste kantoorlocatie te werken. Daarbij gaat het vaak om meer dan alleen een laptop.
Veel organisaties beheren bijvoorbeeld:
- Laptops en notebooks
- Monitoren
- Docking stations
- Toetsenborden en muizen
- Headsets
- Mobiele telefoons
- Opladers en adapters
- Webcams en tablets
- Ergonomische hulpmiddelen
Waarom thuiswerkmiddelen lastiger te beheren zijn
Apparatuur op kantoor bevindt zich meestal op een bekende locatie. Bij thuiswerken is dat anders. Een monitor kan bij een medewerker thuis staan, terwijl een docking station is vervangen en de oude nog niet is teruggebracht. Een laptop kan ondertussen opnieuw zijn uitgegeven of een medewerker kan na een functiewijziging aanvullende apparatuur ontvangen.
Zonder centrale registratie ontstaan hierdoor gemakkelijk vragen zoals:
- Welke apparatuur heeft deze medewerker ontvangen?
- Waar bevindt een bepaalde monitor zich?
- Is het oude docking station teruggebracht?
- Welke apparatuur moet worden ingenomen bij uitdiensttreding?
- Welke middelen zijn nog beschikbaar voor nieuwe medewerkers?
- Welke accessoires horen bij een bepaalde werkplek?
Vooral wanneer een organisatie groeit, wordt het lastig om deze informatie vanuit losse documenten, e-mails of persoonlijke administratie actueel te houden.
Veelvoorkomende knelpunten bij thuiswerkmiddelen
Het beheren van thuiswerkmiddelen wordt meestal niet moeilijk door één groot probleem, maar door een opeenstapeling van kleine wijzigingen in apparatuur, locaties en medewerkers.
Geen volledig overzicht per medewerker
Een medewerker gebruikt vaak meerdere bedrijfsmiddelen tegelijk. Wanneer alleen de laptop wordt geregistreerd, blijven monitoren, docking stations, headsets en andere accessoires buiten beeld.
Apparatuur bevindt zich buiten kantoor
Thuiswerkmiddelen staan niet op een centrale locatie. Daardoor is fysieke controle lastiger en wordt een actuele registratie van gebruiker, locatie en status belangrijker.
Vervanging wordt niet altijd verwerkt
Wanneer een defect apparaat wordt vervangen, kan de oude apparatuur administratief nog steeds bij de medewerker geregistreerd staan als retour en nieuwe uitgifte niet direct worden verwerkt.
Retour bij uitdiensttreding
Bij uitdiensttreding moeten vaak meerdere apparaten en accessoires worden teruggebracht. Zonder centraal overzicht is niet altijd duidelijk welke middelen nog ontbreken.
Met de uitleningen module ontstaat inzicht in actieve uitgiftes en retourmomenten.
Locaties en gebruikers lopen door elkaar
Een bedrijfsmiddel kan op kantoor, thuis, onderweg of in reparatie zijn. Alleen een gebruikersnaam registreren is daardoor niet altijd voldoende.
Serienummers en assetgegevens zijn verspreid
Serienummers, modellen, assetnummers en statusinformatie staan vaak verspreid over spreadsheets, e-mails of losse notities.
Met de inventaris module worden apparaten en bedrijfsmiddelen centraal geregistreerd.
Registreer iedere thuiswerkplek per bedrijfsmiddel
Een thuiswerkplek bestaat vaak uit meerdere afzonderlijke bedrijfsmiddelen. Het is daarom verstandig om apparatuur individueel te registreren in plaats van alleen vast te leggen dat een medewerker een thuiswerkpakket heeft ontvangen.
Per bedrijfsmiddel kan bijvoorbeeld worden vastgelegd:
- Naam of omschrijving
- Assetnummer
- Serienummer
- Merk en model
- Huidige status
- Medewerker
- Locatie
- Datum van uitgifte
- Eventuele verwachte retourdatum
- Opmerkingen of bijzonderheden
Thuiswerkmiddelen uitgeven aan medewerkers
Bij de start van een nieuwe medewerker wordt vaak in korte tijd meerdere apparatuur uitgegeven. Een thuiswerkplek kan bijvoorbeeld bestaan uit een laptop, twee monitoren, een docking station, een toetsenbord, muis, headset en verschillende kabels of adapters.
Door deze middelen bij uitgifte direct aan de medewerker te koppelen ontstaat een actueel overzicht van de complete werkplek.
Met de uitleningen module kan worden vastgelegd welke materialen in gebruik zijn en aan welke gebruiker deze zijn uitgegeven.
Apparatuur vervangen of uitbreiden
Een thuiswerkplek blijft niet altijd hetzelfde. Een defecte monitor wordt vervangen, een medewerker ontvangt een nieuwe laptop of er wordt aanvullende apparatuur verstrekt.
Daarom is het belangrijk om wijzigingen als afzonderlijke uitgifte- en retourmomenten te registreren. Bijvoorbeeld door eerst de oude laptop retour te verwerken, de status daarvan aan te passen en daarna de nieuwe laptop aan de medewerker uit te geven.
Zo blijft de administratie aansluiten op de werkelijke situatie en voorkomt een organisatie dat oude apparatuur administratief bij een medewerker blijft staan.
Uitdiensttreding en het innemen van thuiswerkmiddelen
Bij uitdiensttreding moet vaak meerdere apparatuur worden teruggebracht. Juist op dat moment wordt duidelijk hoe belangrijk een goede registratie is.
Wanneer per medewerker zichtbaar is welke bedrijfsmiddelen nog in gebruik zijn, kan eenvoudig worden gecontroleerd welke middelen retour moeten komen, bijvoorbeeld:
- Laptop en oplader
- Monitoren
- Docking station
- Headset
- Mobiele telefoon
- Overige accessoires
Na retour kunnen de middelen opnieuw beschikbaar worden gemaakt, worden gecontroleerd of indien nodig worden afgevoerd.
Verschillende locaties beheren
Thuiswerken maakt locatiebeheer belangrijker. Een bedrijfsmiddel kan zich bijvoorbeeld bevinden op kantoor, in een magazijn, bij een medewerker thuis, onderweg of in reparatie.
Een centrale administratie maakt het mogelijk om zowel de fysieke locatie als de gebruiker van een bedrijfsmiddel vast te leggen. Daardoor blijft zichtbaar waar apparatuur zich bevindt, ook wanneer deze niet binnen het eigen kantoor aanwezig is. Wilt u naast thuiswerkmiddelen ook de overige bedrijfsmiddelen van uw organisatie centraal registreren? Lees meer over inventarisbeheer zonder Excel.
Reserveringen voor gedeelde thuiswerkmiddelen
Niet iedere organisatie geeft apparatuur permanent uit. Sommige middelen worden tijdelijk gebruikt, bijvoorbeeld extra monitoren, mobiele werkplekken, presentatiemiddelen of apparatuur voor tijdelijke projecten.
Met de reserveringen module kan vooraf worden vastgelegd wanneer materialen nodig zijn. Zo blijft zichtbaar welke apparatuur beschikbaar is en welke middelen al voor een andere medewerker of periode zijn gereserveerd.
QR-codes en barcodes gebruiken
Bij grotere aantallen apparatuur kunnen QR-codes of barcodes helpen om bedrijfsmiddelen snel te herkennen. Een medewerker hoeft dan niet handmatig een lang serienummer op te zoeken.
Dit is vooral praktisch bij uitgifte, retour, inventariscontroles, hardwarevervanging en verhuizingen tussen locaties.
Wanneer centraal beheer van thuiswerkmiddelen interessant wordt
Centraal beheer wordt vooral interessant wanneer apparatuur regelmatig wordt uitgegeven, vervangen of ingenomen en meerdere medewerkers of afdelingen bij de administratie betrokken zijn.
Voor organisaties ontstaat behoefte aan een centrale registratie zodra:
- Veel thuiswerkplekken of IT-middelen worden beheerd
- Medewerkers apparatuur mee naar huis nemen
- Onboarding en offboarding beter gecontroleerd moeten worden
- Apparaten of accessoires regelmatig worden vervangen
- Locaties, serienummers en assetgegevens centraal beschikbaar moeten zijn
- Minder handmatig werk gewenst is
Wat Uitleensysteem.nl toevoegt voor thuiswerkplekken
Uitleensysteem.nl combineert inventarisregistratie en uitleningen binnen één centrale omgeving. Daardoor ontstaat overzicht over bedrijfsmiddelen, medewerkers, locaties en actuele uitgiftes.
- Thuiswerkmiddelen afzonderlijk registreren
- Serienummers en kenmerken vastleggen
- Bedrijfsmiddelen koppelen aan medewerkers
- Uitgiftes en retouren registreren
- Locaties en statussen bijhouden
- QR- en barcode ondersteuning gebruiken
- Beschikbaarheid centraal inzichtelijk houden
Voor organisaties die vooral laptops en andere IT-apparatuur aan medewerkers uitgeven, is ook het artikel laptopbeheer voor medewerkers relevant.
Veelgestelde vragen over thuiswerkmiddelen
Welke thuiswerkmiddelen moeten worden geregistreerd?
Dat hangt af van de organisatie. Het is vooral verstandig om middelen te registreren waarvan bekend moet zijn wie deze gebruikt, waar deze zich bevinden of wanneer deze retour moeten komen. Denk aan laptops, monitoren, docking stations, telefoons en andere bedrijfsmiddelen.
Moeten accessoires ook apart worden geregistreerd?
Niet ieder klein accessoire hoeft afzonderlijk te worden beheerd. Voor duurdere of regelmatig zoekgeraakte accessoires kan dit wel zinvol zijn. Een docking station of headset kan bijvoorbeeld afzonderlijk worden geregistreerd, terwijl een standaard kabel onderdeel kan blijven van een pakket.
Is een thuiswerkplek een uitlening?
Administratief kan een thuiswerkmiddel als langdurige uitgifte worden behandeld. Er hoeft daarbij niet altijd een korte retourtermijn te zijn. Belangrijker is dat zichtbaar blijft welk middel bij welke medewerker in gebruik is.
Hoe worden thuiswerkmiddelen teruggenomen bij uitdiensttreding?
Met een centrale registratie kan worden bekeken welke bedrijfsmiddelen nog aan de medewerker zijn gekoppeld. Deze middelen kunnen vervolgens bij retour worden verwerkt en opnieuw beschikbaar worden gemaakt.
Kan dezelfde registratie worden gebruikt voor apparatuur op kantoor?
Ja. Dezelfde inventaris kan zowel apparatuur op kantoor als middelen bij thuiswerkers bevatten. Door locaties en gebruikers vast te leggen blijft onderscheid tussen beide situaties mogelijk.
Grip op bedrijfsmiddelen buiten kantoor
Thuiswerken betekent dat bedrijfsinventaris niet langer uitsluitend binnen de eigen kantoorlocatie aanwezig is. Door laptops, monitoren, docking stations en andere thuiswerkmiddelen centraal te registreren blijft zichtbaar welke apparatuur in gebruik is, waar deze zich bevindt en welke middelen bij een medewerker horen.
Uitleensysteem.nl helpt organisaties bij het centraal beheren van inventaris en uitgiftes. Zo blijft ook buiten kantoor overzicht bestaan over bedrijfsmiddelen en kunnen wijzigingen, retouren en nieuwe uitgiftes direct worden verwerkt.
Vraag nu uw demo aan